CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN

Se presenta el caso de Lacera, empresa que cuenta con un volumen muy grande de personas en tareas muy diversas, pues realiza multiservicios: limpieza, mantenimiento, jardinería, reformas, gestión de residuos, etc. sumando más de 4.000 trabajadores en más de 3.000 centros de trabajo en toda España, para más de 400 clientes, lo cual supone diversidad de tareas, convenios, calendarios de festivos, requisitos de clientes, etc.

Gestionar la complejidad
Este caso es paradigmático de la complejidad de esta cuestión. Ante ello, es necesario apoyarse en tecnología para la gestión de las personas, también para optimizar la gestión, reducir tiempos, reaccionar a incidencias en turnos o guardias y recalcular, o garantizar el cumplimiento de todos los requisitos. Existen herramientas para ello, aunque la aproximación a las mismas difiere en cada empresa.

El proceso
Para gestionar esta diversidad, se parte de una estandarización de la gestión para luego adaptarse a las necesidades del cliente. Una herramienta tecnológica permite dar información en tiempo real para facilitar la toma de decisiones y trabajar, tanto en la organización y planificación del servicio como la supervisión y control del mismo.

ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO

• Alcance, centros, plazos, condiciones de ejecución… etc
• Personal necesario
• Cadena de mando
• Planificación de tareas
• Protocolos de actuación
• Dotación de medios (humanos, materiales, maquinaria, etc..)
• Coordinación y supervisión
• Tiempos de respuesta a cualquier incidencia
• Planificación económica

SUPERVISIÓN Y CONTROL

• Controles de presencia
• Seguimiento, evaluación y control de tareas
• Control de los recursos
• Controles de calidad
• Auditorías de servicio

¿Desarrollo propio o solución comercial?
Existen soluciones en el mercado pero el caso presentado se trata de un desarrollo propio en el que se busca la máxima adaptación a este caso y la posibilidad de crecer con las posibilidades de gestión. Otras empresas presentes en el debate tienen la gestión de tiempos y calendarios en su ERP e intentan desarrollos sobre el propio ERP –con posibles dificultades en la comunicación bidireccional entre desarrollos o apps con el ERP-, e incluso pueden trabajar con software de bases de datos tradicionales, como Excel.

El usuario

Aparte del supervisor del equipo ¿La herramienta permite acceder e interactuar al trabajador? Para cada centro de trabajo, la herramienta mostrada permite crear los calendarios, horarios y los turnos, que luego se reflejará en la planificación de cada trabajador, sobre la que se puede acceder a posibles incidencias y sirve además como portal del empleado, donde se pueden solicitar vacaciones, fichar, ver días planificados, gestionar incidencias… y queda a disposición de los supervisores para acceder a toda la información.
Es interesante que el acceso del trabajador a la herramienta para poder actuar sobre ella pueda hacerse con una app a través de su móvil, si bien tiene sus dificultades y la complejidad aumenta según las capacidades que se quieran ofrecer al usuario (solicitar vacaciones, cambios de turno, etc).

Asignación de tareas
Otra necesidad a cubrir por la Herramienta puede ser la asignación de tareas en el día, gestionando las polivalencias y la disponibilidad de equipos en cada lugar y momento, para establecer los niveles de servicio adecuados.

Un elemento adicional: la gestión de espacios

Otro elemento debatido es la gestión de espacios: necesidades de espacio y equipos, especialmente en el momento actual de definición de modelos híbridos ante la pandemia, atendiendo a la concentración de personas en cada área, distancias de seguridad, control de las interacciones entre equipos… Este tipo de controles puede hacerse directamente en Excel.
La flexibilidad y el teletrabajo, además de la reducción o redistribución de espacios, establece la necesidad de gestionar los espacios y reservas o asignar puestos a diario, con capacidad de autogestión para el trabajador, con los requisitos que cada empresa establezca y con retos adicionales, como el check in/out del trabajador en el puesto establecido. Existen herramientas de muchos proveedores incluso para cuestiones muy concretas como la asignación de plazas de parking.

El debate de la geolocalización. Existen desarrollos muy útiles que se valen de la geolocalización, bien con dispositivos o bien con la propia ropa, o los EPIs, siempre con trabajador informado y siempre en horario laboral, que pueden facilitar el fichaje automático, el control de los equipos, la asignación de tareas de manera más automatizada o incidir positivamente en aspectos de seguridad, en entornos abiertos. No obstante esta cuestión, aún incipiente, tiene también sus complejidades.

AGENDA

Sobre los Grupos de Trabajo del Club

Son la herramienta principal mediante la cual los socios del Club comparten sus retos, intercambian experiencias, aprenden entre sí o diseñan soluciones colaborativas. Además, toda la información compartida en los grupos de trabajo reúne las preocupaciones y retos de los responsables de distintas funciones de la empresa, contribuyendo a generar una información muy útil para el adecuado diseño de actividades y proyectos del Club de Calidad. Puedes ver más información sobre nuestros grupos de trabajo en el siguiente enlace.