CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN

La digitalización del proceso de compras puede transformar profundamente la forma en que las empresas gestionan la adquisición de bienes y servicios. Integrar tecnologías digitales en cada etapa permite optimizar el control y seguimiento de proveedores, reducir los tiempos de respuesta y mejorar la calidad de los datos, superando las ineficiencias tradicionales de los procesos manuales. Todas estas cuestiones han sido motivo de análisis en esta reunión donde, además, hemos podido comprobar cómo se pueden abordar esas ineficiencias gracias a las experiencias de Seresco e IDESA. En concreto, nos han mostrado tres áreas clave del proceso de compras: homologación de proveedores, gestión de ofertas y seguimiento de pedidos. Algunas de las ventajas y cambios logrados son:

1. Homologación de Proveedores

La transformación en este caso ha supuesto un cambio relevante: los proveedores ya no envían por email la información que le requiere la empresa, sino que está todo centralizado en una plataforma a la que acceden a través de un formulario web. Esto proporciona varias ventajas:

• Agilizar la comunicación con el proveedor: Tanto los proveedores como los responsables reciben alertas automáticas sobre fechas de caducidad o actualizaciones requeridas, evitando ineficiencias.
• Sistema de Homologación en Línea: Con los formularios estandarizados, se facilita el cumplimiento de los requisitos, asegurando una evaluación justa y rápida de los proveedores.
• Registro Oficial de Homologación: Toda la información se centraliza, permitiendo una trazabilidad y un historial de homologaciones fiable y robusto.

2. Petición de Ofertas

Un proceso de petición de ofertas manual se suele caracterizar por un exceso de correos electrónicos, pérdida de información y formas de trabajo inconsistentes entre los miembros del equipo, lo cual puede dificultar el control del estado de las ofertas. Con la digitalización, este proceso se centraliza y se vuelve más eficiente, resultando en:

• Centralización de la Información: Los correos desaparecen y toda la información relevante de las ofertas se gestiona en un sistema único, accesible a todos los miembros del equipo.
• Unificación de las Formas de Trabajo: Los procesos estandarizados facilitan que todos los miembros trabajen de manera homogénea, lo cual es especialmente útil para la integración de nuevas incorporaciones al equipo.
• Información en Tiempo Real: El estado de cada oferta está disponible en tiempo real, lo que permite tomar decisiones con mayor agilidad.
• Comparativa Automática de Ofertas: Los proveedores proporcionan la información clave en formularios estandarizados, lo que permite realizar comparaciones automáticas, reduciendo el tiempo en la toma de decisiones y aprobaciones.
• Reducción de Tiempos en Toma de Decisiones: La automatización de comparativas y aprobaciones libera tiempo crítico que puede ser destinado a la producción.

3. Gestión de Pedidos

La digitalización de esta área incluye ventajas tales como:

• Control Documental Automatizado: facilitando la gestión de revisiones, cambios y cancelaciones.

• Reducción de Errores de Fabricación: El control de revisiones y la actualización automática de documentos minimizan los errores y mejoran la precisión en la fabricación.
• Aceptación Legal de Pedidos: Los hitos de pago y las fechas de entrega se programan automáticamente, facilitando una gestión más controlada.
• Envío Directo de Facturas y Gestión de Pagos: La digitalización permite que las facturas y los pagos se gestionen de manera automatizada, optimizando los tiempos de tesorería y reduciendo los plazos de pago.

Para abordar un proyecto de digitalización, ya no sólo en el área de compras sino en cualquier ámbito empresarial, es esencial una planificación detallada y una estrategia clara que considere una adecuada evaluación de los procesos existentes que identifique áreas de mejora y permita adaptar la metodología de trabajo a un modelo digital, una selección de herramientas adecuadas que se integren con otros sistemas de la empresa, como por ejemplo, el ERP, una implantación gradual para facilitar la adaptación y minimizar el impacto en la operativa diaria, una capacitación del personal de tal forma que se mitigue la resistencia al cambio y se asegure una adopción eficaz y una evaluación constante del proceso para adaptar y optimizar los resultados.

Con una planificación cuidadosa y un enfoque en la mejora continua, la digitalización no solo aporta valor a la organización, sino que se convierte en un pilar de su ventaja competitiva.

PRESENTACIONES UTILIZADAS

• SERESCO: ver aquí
• IDESA: ver aquí

AGENDA

Sobre los Grupos de Trabajo del Club

Son la herramienta principal mediante la cual los socios del Club comparten sus retos, intercambian experiencias, aprenden entre sí o diseñan soluciones colaborativas. Además, toda la información compartida en los grupos de trabajo reúne las preocupaciones y retos de los responsables de distintas funciones de la empresa, contribuyendo a generar una información muy útil para el adecuado diseño de actividades y proyectos del Club de Calidad. Puedes ver más información sobre nuestros grupos de trabajo en el siguiente enlace.